VİTALIS Kan Ürünleri ve Transfüzyon Bilgi Yönetim Sistemi Nedir?

VITALIS, LIS ve HIS ile entegre olarak çalışabilen Türkiye’nin ilk ve tek Kan Bankası Bilgi  Sistemidir. Kan Bankalarının tüm kayıt, raporlama ve saklama gereksinimlerini karşılayacak esneklikte tasarlanmıştır.  VITALIS, ALIS Laboratuvar Bilgi Sistemi ile entegre veya ALIS’ten bağımsız çalışabilir.

İşlevsel Özellikleri

• Donör Kabul Formu: Kan Bankasında (KB) kullanılan donör kabul formu VITALIS’e tanıtılabilir, varsayılan cevaplar önceden girilebilir, donörün bu formdaki sorulara verdiği cevaplar sisteme kaydedilebilir, gerektiğinde bu kayıtlarla ilgili istatistikî raporlar alınabilir.

• Donör Bilgileri: Donörün ret veya kabul edilmesi aşamasında gerekirse donörün hastalıkları veya kullandıkları ilaçlarla ilgili olarak yardım alabilir.

• Kesin/Geçici Red: Donörün veya hastanın demografik bilgileri sisteme kaydedilebilir, donörün kabul formunda verdiği cevaplar ve fiziki muayene bulgularına göre kesin/geçici reddedilebilir veya donör olarak kabulü yapılabilir, fiziki muayene bulguları sisteme kaydedilebilir.

• Test Sonuçlarının Kaydı: Torbaya kan alınmadan önce veya afarez işlemi başlamadan önce hasta veya donöre yapılan test sonuçları (kan grubu gibi) sisteme kaydedilebilir.

• Kan Alma Bilgilerinin Kaydı: Torbaya kan alınması ve alınan torba kanla ilgili ürün bilgiler (kan alma saati, kan grubu, ürün hacmi, TDP-Tam Kan gibi ürün türü vb.) sisteme kaydedilebilir.

• Başka Merkezden Gelen Kanlar: Torba ürünün başka bir kan merkezinden geldiği durumda ürün bilgileri ve geldiği kan merkezi ile ilgili bilgiler sisteme kaydedilebilir.

• Torbaların Saklandığı Dolap ve Lokasyon Bilgileri: Torba ürünün stoğa kaydı ve torbanın saklandığı dolapla ilgili lokasyon bilgileri sisteme kaydedilebilir, gerekirse bu torba ile ilgili olarak ISBT standardında olan veya olmayan barkod basılabilir veya önceden basılmış hazır barkodlar kullanılabilir.

• Forward, Reverse ve RH Subgrupları: KB’de kullanılacak olan forward, reverse ve RH subgrupların sisteme yetkili kullanıcılar tarafından tanıtılabilir.

• Kan Grubu Ayrımı: Ürünün kan grubu gerekirse sub-gruplar şeklinde yapılabilir ve ürünün verilebileceği hastaların kan grupları ana grup veya sub-grup şeklinde tanımlanabilir.

• Tüm İşlemlerin Kaydı: Ürüne yapılabilecek işlemler (ışınlama, yıkama vb.) tarih, saat ve teknisyen bilgileri ile birlikte sisteme kaydedilebilir.

• Testlerin Manuel/Otomatik İşlenmesi: Ürünün torbaya konulmasından sonra yapılan testler sisteme manuel olarak kaydedilebilir veya testin çalışıldığı cihazdan otomatik olarak alınabilir ve bu sonuçlar farklı seviyelerde onaylanabilir.

• Testlerin İzlenmesi: Kan torbaya konulmadan önce veya torbaya konulduktan sonra yapılan testlerin hangileri olduğu ve bu testlerle ilgili bütün detaylar kan merkezinin çalışma sistemine göre düzenlenebilir.

• Uygun Olmayan Kanın İmha İşlemi Dışında Çıkışının Yapılamaması: Test sonuçları uygun olmayan kanın sadece imha için stoktan çıkışının yapılabilir.

• Torbanın Ayrılması: Torba ürünün gerekirse farklı ürünlere ayrılması veya miktar azaltılması yapılabilir, bu durumda yeni ürünlerin stoğa lokasyon bilgileri ile birlikte kaydı yapılabilir, eski ürün sadece imha için stoktan düşürülebilir.

• Torba Ürünün Rezervasyonu: Torba ürün gerekirse başka bir hasta için rezerve edilebilir ve torba ürün rezervasyon geçmişinin takibi yapılabilir.

• Cross-Match Kayıtları: Başka bir hasta için kullanılacak ürünle ilgili olarak cross-match vb. bilgiler sisteme kaydedilebilir.

• Antikor Tarama ve Tanımlaması: Kanla ilgili olarak antikor tarama ve antikor tanımlama işlemleri sisteme kaydedilebilir, antikor tanımlaması yapılmış ürünler üzerinde antikor isimlerine göre arama yapılabilir.

• Miat Takibi: Torba ürünlerin ürün türüne göre miat takibi yapılabilir, miadı dolmaya yakın olan torbalarla ilgili listeler alınabilir ve miadı dolmuş ürünlerin imha bilgilerinin sisteme girilebilir.

• Kan Çıkışlarının Saat/tarih ile İzlenmesi: Hasta için kan çıkışı yapılması durumunda kan çıkış tarih ve saatinin sisteme barkod okuyucu ile veya manüel olarak girişi yapılabilir. KB’nin çalışma prensiplerine göre bu kanın kullanılmaması durumunda bu kanın belirli bir süre içerisinde tekrar kabul edilebilir veya reddedilebilir, eğer bu şekilde ürün hareketleri olmuş ise bu hareketlerin takip edilebilir.

• Stok Takibi, Envanter: Dolaptan kan çıkışının otolog, eğer bu yoksa FIFO’ya göre yapılabilir.

• Afarez ve Terapatik Afarez İşlemleri: Donör afarezi veya terapatik afarez işlemleri sisteme kaydedilebilir, afarez sırasında eğer başka ürünler de elde edilmiş ise bu ürünler KB stoğuna girebilir.

• Kritik Stok Seviyesi Tanımlaması: KB stoğunda bulunması gereken kritik stok seviyesi tanımlanabilir ve stoktaki malzeme ile karşılaştırmalı olarak raporlanabilir, kan çıkışı sırasında kritik stok seviyesinin altına düşüldüğü durumda kullanıcının uyarılabilir.

• Diğer Kan Merkezleri İle Entegrasyon: Diğer kan merkezleri ile entegrasyon olması durumunda diğer kan merkezlerinin kritik seviyenin üzerindeki stok seviyesini görülebilir veya sadece KB’nin belirleyebileceği torba ürünlerin görülebilmesi sağlanabilir.

• Transfuzyon Raporu: Ürünün hastaya verilebilir olması durumunda hasta için transfuzyon raporu basılabilir, bu raporda daha sonra hemşire veya doktor tarafından doldurulacak bilgiler sisteme kaydedilebilir. Hasta reaksiyon vermişse bu hasta için yapılan bir sonraki kan çıkışında kullanıcının uyarılabilir.

• Donör Bilgilendirme Yazısı: Gerekirse donör için, eskiden vermiş olduğu kanların bilgileri ile bilgilendirme yazısı basılabilir.

• Hasta Yakını – Kan İstem Formu: Merkezde kan bulunmaması durumunda hasta yakınına kan istem formu basılabilir.

• Hasta Yakını – Otomatik Rezervasyon: Hasta yakınından torba ürün alınması durumunda bu ürün stoğa kaydedilebilir, otomatik olarak rezerve edilebilir ve hasta yakınına kanın kan merkezine kaydedildiğine dair bir doküman verilebilir.

• Test Sonuçları Raporu: Donöre veya hastaya yapılan tüm test sonuçları kâğıda dökülerek donör veya hastaya verilebilir.

• EIA Pozitif: EIA testleri pozitif çıkan hasta veya donörlere bilgi verebilmek için liste oluşturulabilir ve bilgilendirme yapıldıktan sonra bu bilgi sisteme kaydedilebilir.

• Donör Çağrı Listesi: Özellikle TDP’lerin karantina sistemine göre stoktan çıkışının yapılabilir, gerektiğinde aranabileceğini söylemiş olan donörlerin kan bağışı için tekrar çağırılması için liste oluşturulabilir. Çağrı yapılmış donörlerle ilgili çağrı kayıtlarının sisteme kaydedilebilir.

• Donör Takibi: Donör takibi için donör kimlik bilgilerinde TC kimlik numarasının kullanılabilir, Nüfus ve Vatandaşlık Genel Müdürlüğü Web sitesinden Kimlik bilgileri otomatik olarak alınabilir.

• Resmi Raporlar: Sağlık bakanlığı veya akreditasyon kurumları gibi kurumlarca talep edilebilecek istatistik veya raporlar otomatik olarak alınabilir.

• Barkodla Stok Sayımı ve Takibi: Barkod kullanarak stok kontrolünün yapılabilir.

• Detaylı İstatistik: Kan Bankası’nın yaptığı işlemlerle ilgili olarak ihtiyaca göre her türlü istatistik alınabilir.